Santé Canada - Loi sur la protection des renseignements personnels - Rapport annuel 2010-2011

Santé Canada
2011

Table des matières

• Introduction
• Infrastructure de protection des renseignements personnels
• Délégation des pouvoirs
• Demandes en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels - données statistiques, interprétation et explication
• Activités de formation et de sensibilisation
• Politiques, lignes directrices et procédures nouvelles et révisées sur la protection des renseignements personnels qui ont été mis en œuvre durant la période visée par le rapport
• Principales questions soulevées dans le cadre de plaintes et d'enquêtes relatives à la protection de la vie privée au cours de la période visée par le rapport
• Évaluations des facteurs relatifs à la vie privée effectuées au cours de la période visée par le rapport
• Divulgations aux termes de l'alinéa 8(2)(m) de la Loi sur la protection des renseignement personnels au cours de la période visée par le rapport

Introduction

I. Loi sur la protection des renseignements personnels

La Loi sur la protection des renseignements personnels (la Loi) accorde aux individus le droit d'accès aux renseignements qui les concernent et que conserve le gouvernement fédéral, sous réserve de certaines exceptions spécifiques et limitées. La Loi protège les renseignements personnels des individus par des dispositions qui s'appliquent à la collecte, à la conservation, à l'exactitude, au retrait, à l'utilisation et à la divulgation des renseignements personnels.

En vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels (article 72), le responsable de chaque institution du gouvernement fédéral doit soumettre au Parlement un rapport annuel sur l'administration de la Loi après la clôture de chaque exercice. Le présent rapport décrit la façon dont Santé Canada a pris des mesures collectives afin de sensibiliser ses employés aux responsabilités en matière de protection des renseignements personnels qui leur incombent. Le rapport couvre l'exercice 2010-2011.

II. À propos de Santé Canada

Santé Canada a été créé pour aider les Canadiennes et les Canadiens à maintenir et à améliorer leur état de santé. Santé Canada s'est aussi engagé à améliorer la vie de toutes les Canadiennes et de tous les Canadiens et à faire du Canada l'un des pays où les gens sont le plus en santé au monde, comme en témoignent la longévité, les habitudes de vie et l'utilisation efficace du système public de soins de santé.

Santé Canada élabore, met en œuvre des règlements, des lois, des politiques, des programmes, des services et des initiatives, et veille à leur application. Il travaille également avec d'autres partenaires fédéraux, les provinces et les territoires. À titre de responsable de l'application de la Loi canadienne sur la santé, Santé Canada veille au respect des principes du régime universel des soins de santé pour que les Canadiennes et Canadiens puissent continuer de faire confiance aux services offerts par le système public de soins de santé. Le ministre de la Santé est également responsable de l'application de 18 autres lois, dont la Loi sur les aliments et drogues, la Loi sur les produits antiparasitaires et la Loi réglementant certaines drogues et autres substances.

Santé Canada propose aussi des services de santé aux peuples des Premières nations et aux communautés inuites.

Santé Canada a des bureaux régionaux en Colombie-Britannique, en Alberta, en Saskatchewan, au Manitoba, en Ontario, au Québec et dans les régions de l'Atlantique et du Nord.

Pour obtenir de plus amples renseignements sur Santé Canada, veuillez consulter notre site Web.

Infrastructure de protection des renseignements personnels

I. Division de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP)

La Division de l'AIPRP, qui fait partie de la Direction de planification, d'intégration et de services de gestion au sein de la Direction générale des services de gestion, applique la Loi sur la protection des renseignements personnels ainsi que les politiques et les directives du Conseil du Trésor qui s'y rapportent pour Santé Canada.

Les responsabilités en matière de protection des renseignements personnels de la Division de l'AIPRP sont notamment les suivantes :

• administrer la Loi sur la protection des renseignements personnels au nom du ministre;
• donner des conseils et une orientation aux employés du Ministère sur l'application de la Loi sur la protection des renseignements personnels et les politiques du Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT);
• promouvoir la sensibilisation des employés et offrir une formation sur la Loi sur la protection des renseignements personnels;
• coordonner et superviser le processus d'évaluation des facteurs relatifs à la vie privée pour Santé Canada;
• rédiger le rapport annuel au Parlement, le cadre de responsabilisation de gestion (CRG), le chapitre sur Info Source;
• élaborer des politiques et des pratiques ministérielles qui font la promotion d'une culture propice à la sensibilisation à la protection des renseignements personnels au sein de Santé Canada;
• établir des liens avec le commissaire à la protection de la vie privée, le SCT, d'autres ministères et organismes fédéraux, les ministères provinciaux de la Santé et d'autres intervenants clés afin d'élaborer des politiques, des outils et des lignes directrices sur la protection des renseignements personnels.

Délégation du pouvoir

L'ordonnance de délégation des pouvoirs est présentée à l'annexe A.

Demandes en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels - données statistiques, interprétation et explication

I. Rapport statistique

L'annexe B présente un rapport statistique condensé sur les demandes traitées en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels du 1 avril 2010 au 31 mars 2011.

II. Nombre de demandes d'accès et charge de travail

Nombre de demandes d'accès

En 2010-2011, Santé Canada a reçu 700 nouvelles demandes de renseignements personnels, ce qui représente une augmentation d'environ 49 % du nombre de nouvelles demandes reçues comparativement à l'exercice précédent (471 nouvelles demandes en 2009-2010). Cette augmentation est due en partie aux demandes présentées par les Premières Nations pour les dossiers liés à leurs antécédents médicaux personnels et aux dossiers sur les pensionnats.

Charge de travail

En plus des nouvelles demandes, le Ministère a reporté 90 demandes de l'exercice précédent pour une charge de travail totale de 790 demandes (91 904 pages). Cela représente une augmentation de 32 % du nombre de demandes devant être traitées comparativement à l'exercice 2009-2010 (598 demandes au total). Le facteur de complexité est demeuré inchangé en raison du caractère sensible des renseignements demandés, qui comprennent des dossiers médicaux et des documents relatifs aux relations de travail. En raison de l'augmentation de la charge de travail, Santé Canada a augmenté le nombre de demandes reportées, qui est passé de 90 pour le dernier exercice à 147 pour l'exercice 2010-2011.

Les demandes traitées se répartissent comme suit :

Divulgation totale - Parmi les 509 demandes traitées, les demandeurs ont eu accès à tous les renseignements demandés dans 199 (39,1 %) cas

Divulgation partielle - Les demandeurs ont eu accès en partie aux dossiers pertinents dans 135 (26,5 %) cas.

Aucune divulgation (exclusion) - Dans 2 (0,4 %) cas, le demandeur n'a reçu aucun renseignement car le dossier a été exclu en vertu de la Loi.

Aucune divulgation (exception) - Aucune demande ne s'est classée dans cette catégorie au cours de l'exercice visé par le rapport.

Traitement impossible - Santé Canada s'est vu dans l'impossibilité de traiter 123 (24,2 %) demandes pour lesquelles il n'existait aucun dossier.

Abandon - Les demandeurs ont renoncé à leur demande dans 50 (9,8 %) cas.

Transfert - Aucune demande ne s'est classée dans cette catégorie au cours de l'exercice visé par le rapport.

III. Exceptions invoquées

Cette section classe par catégories les exceptions invoquées pour refuser la divulgation, qui sont visées par les articles de la Loi. Mentionnons que les totaux ne devraient pas être additionnés puisqu'une demande peut être refusée en vertu de plusieurs exceptions. Par exemple, si cinq exceptions différentes ont été citées pour refuser une demande, le total déclaré sera de cinq.

La demande qui invoquait des exceptions portait sur les articles suivants de la Loi:

1. Article 26 - Renseignements personnels de tiers
2. Article 27 - Secret professionnel des avocats

IV. Exclusions citées

La Loi sur la protection des renseignements personnels ne s'applique ni aux documents publiés (article 69) ni aux confidences du Conseil privé, avec certaines exceptions (article 70). Les demandes contenant les exclusions proposées en vertu de l'article 70 de la Loi sur la protection des renseignements personnels doivent faire l'objet d'une consultation avec le Bureau du Conseil privé.

Santé Canada n'a exclu aucun renseignement en vertu de l'article 69 ou 70.

V. Délai d'exécution

Santé Canada a pu répondre à 370 demandes traitées (57,5 %) dans un délai de 30 jours ou moins. Les délais de réponse pour les autres demandes ont été les suivants : de 31 à 60 jours dans 190 cas (29,5 %), de 61 à 120 jours dans 63 cas (9,8 %) et de 121 jours ou plus dans 20 cas (3,2 %).

VI. Prorogations

Un délai légal a été invoqué dans 176 cas (27,4 %) parmi les 643 cas traités.

VII. Traductions

Il n'y a eu aucune demande de traduction des renseignements personnels conservés dans les dossiers de Santé Canada.

VIII. Méthode d'accès

On entend par « méthode d'accès » la méthode selon laquelle les demandeurs ont obtenu l'accès à leurs dossiers. Ils peuvent choisir de consulter leurs dossiers en les examinant sur place ou en en recevant une copie.

Ces statistiques reposent seulement sur les demandes que Santé Canada a pu recenser et pour lesquelles il a traité les dossiers demandés; dans les cas où aucun dossier n'a été divulgué, aucune méthode d'accès n'a été indiquée.

Dans 359 cas, les demandeurs préféraient recevoir une copie des documents originaux.

Dans cinq cas, les demandeurs préféraient recevoir une copie des documents originaux et les examiner.

IX. Corrections et notations

Aucune demande de correction ou de notation personnelle n'a été soumise au cours de la période visée par le rapport.

X. Coûts

La Division de l'AIPRP a dépensé un total de 481 919,16 $ pour le traitement des demandes découlant de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Dans le coût total du traitement des demandes, les salaires représentent 358 382,75 $ et les frais d'administration 123 536,41 $. Le montant accordé aux salaires pour l'exercice financier correspondait à 5,43 postes à temps plein dans la Division de l'AIPRP. Ces chiffres excluent le temps consacré par les employés des autres divisions de Santé Canada au traitement de demandes de renseignements personnels. Ils excluent également le temps et d'autres ressources alloués à la mise en œuvre des mesures de sécurité et autres dans l'ensemble du Ministère afin de protéger les renseignements personnels de nos employés, de nos clients et des autres Canadiennes et Canadiens.

Activités de sensibilisation et de formation

Santé Canada organise un éventail d'activités pour sensibiliser les employés aux responsabilités qui leur incombent en vertu de la Loi.

Le Ministère offre des séances de formation spécialisées aux employés ayant besoin de plus amples renseignements sur la Loi et leurs obligations, dans le cadre de séances de formation générale et de formation spécialisée afin de répondre aux besoins particuliers des clients. La Division de l'AIPRP a conçu et offert le contenu en tenant compte des commentaires reçus des membres du Comité sur la protection des renseignements personnels du Ministère, qui ont cerné des possibilités de renforcement de la sensibilisation à la protection des renseignements personnels au sein de leurs directions générales respectives et contribué à la distribution du message de sensibilisation à la protection des renseignements personnels.

Formation sur les principaux secteurs de programmes

En octobre 2010, Santé Canada a lancé sa première Stratégie de sensibilisation à la protection des renseignements personnels afin de renforcer une culture propice au respect de la vie privée à Santé Canada et, ainsi, de s'assurer que les employés ont clairement compris leurs responsabilités à l'égard de la Loi. La stratégie intégrait les initiatives actuelles de protection des renseignements personnels et soulignait les objectifs pour les douze prochains mois; une composante clé de cette stratégie était le renforcement de la sensibilisation. L'approche visait à augmenter la sensibilisation générale des employés à la protection des renseignements personnels qui se rapportait à leurs fonctions quotidiennes et d'approfondir la compréhension des pratiques en matière de protection de la vie privée lorsqu'il est question de la protection des renseignements personnels. Ces deux éléments étaient perçus comme essentiels au mandat de Santé Canada de protéger la santé et la sécurité des Canadiennes et des Canadiens. SC a également déterminé quatre secteurs au sein du Ministère où l'accès aux renseignements personnels est le plus important et qui sont, par conséquent, plus à risque. Ces quatre secteurs clés sont les ressources humaines, les infirmiers et infirmières, la santé et la sécurité au travail, et la Division de l'accès médical à la marijuana, où la gestion de renseignements personnels de nature délicate était essentielle. La Stratégie de sensibilisation à la protection des renseignements personnels ciblait l'ensemble de la formation des employés dans ces secteurs clés d'ici octobre 2011. 

En 2010-2011, 23 séances de formation adaptées ont été offertes à 478 employés de Santé Canada travaillant dans ces principaux secteurs de programmes. 

Formation générale sur la protection des renseignements personnels

Dans le cadre de sa Stratégie de sensibilisation à la protection des renseignements personnels, Santé Canada a établi un plan visant à augmenter de 50 % le nombre d'employés participant à une formation sur la sensibilisation à la protection de la vie privée d'ici avril 2012. En 2010-2011, 11 séances portant sur les notions fondamentales de protection des renseignements personnels ont été offertes directement à 200 employés des directions générales et des régions de SC.

En plus de cette formation générale pour les employés, tous les directeurs de Santé Canada suivront une formation sur la protection des renseignements personnels adaptée à la haute direction d'ici novembre 2011. À cet effet, un cours en classe spécialisé destiné aux directeurs a été élaboré et mis à l'essai auprès de 12 participants en avril 2011. Le cours adapté traite des questions de gouvernance et de sensibilisation en matière de protection des renseignements personnels pour les cadres qui gèrent des programmes ou des activités de programmes directes comportant la collecte, l'utilisation ou la divulgation de renseignements personnels, tel que l'exige la Directive sur la protection des renseignements personnels. Des cours en ligne pour les cadres, les nouveaux employés et d'autres groupes ciblés sont également en préparation.

Formation sur la protection des renseignements personnels de la GI/de la Sécurité

La Sécurité et la Gestion de l'information (GI) ont également proposé une formation de base sur la protection des renseignements personnels comme complément à leur régime de formation. La Sécurité a traité de la protection des renseignements personnels au cours de 16 séances, ce qui concernait 162 employés additionnels. Des séances de sensibilisation à la gestion de l'information (GI), offertes en collaboration avec les collègues de la Gestion des dossiers et de la Gestion de la sécurité, ont servi d'introduction à la protection des renseignements personnels et ont attiré 56 employés supplémentaires. Cette approche fait ressortir les liens horizontaux qui existent entre l'AIPRP, la Sécurité et la Gestion des dossiers, comme les pratiques de gestion des dossiers et de l'information, les considérations en matière de sécurité pour l'entretien et la garde de renseignements de nature délicate, et les pratiques exemplaires en matière de protection des renseignements personnels, qui renseignent sur le traitement des renseignements personnels. Les employés qui participent à ces séances d'introduction deviennent par la suite plus conscients des responsabilités qui leur incombent en matière de protection des renseignements personnels à Santé Canada. Ces séances servent également de plateforme afin de favoriser une formation plus approfondie sur les divers sujets traités dans le cours. Les participants qui ont suivi les sessions ont indiqué avoir acquis une plus grande confiance sur la façon de reconnaître un problème lié à la protection de la vie privée, et sur leurs rôles et leurs responsabilités à l'égard de la Loi sur la protection des renseignements personnels.

Activités de renforcement de la sensibilisation à la protection des renseignements personnels

Santé Canada a créé « des fenêtres intruses sur la protection de la vie privée » pour lancer la campagne de sensibilisation à la protection des renseignements personnels. La campagne a été diffusée sur tous les ordinateurs des employés du Ministère en novembre et en décembre 2010. Les fenêtres intruses interrogeaient les employés sur leur niveau de connaissance sur la protection des renseignements personnels et sur leurs responsabilités en la matière, à leur poste actuel; 8 858 employés (92 % des répondants) ont indiqué qu'ils connaissaient leurs responsabilités en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels.

De plus, les fenêtres intruses incitaient les employés à assister à une formation sur la protection des renseignements personnels. Cette campagne novatrice a permis de démontrer l'engagement de SC à être un gardien des renseignements personnels responsable, comme le démontre une demande en augmentation constante pour des séances de formation d'introduction et spécialisée.

En plus de la formation traditionnelle en classe, Santé Canada a réalisé d'autres activités axées sur les médias afin de renforcer la sensibilisation générale des employés à la protection des renseignements personnels. En novembre 2010, la sous-ministre (SM) et les sous-ministre adjoints (SMA) ont envoyé des courriels à tous les employés sur l'importance de la protection des renseignements personnels et sur leurs responsabilités relativement à la gestion de ces derniers. Dans le numéro de décembre 2010 de Salut SC!, la revue du Ministère, on a publié des articles sur la protection des renseignements personnels ainsi qu'une entrevue avec le coordonnateur de l'AIPRP.  

En outre, SC a envoyé régulièrement des messages dans Nouvelles de SC (journal quotidien diffusé à tous les employés de SC par courriel) sur l'importance de la protection des renseignements personnels et du rôle des employés en rapport avec la Loi. Au cours de l'exercice, le site Intranet de SC a fait l'objet d'une révision afin de fournir des renseignements ayant une importance directe pour les employés qui s'occupent de renseignements personnels dans le cadre de leur travail, y compris des nouvelles sur les problèmes actuels liés à la protection de la vie privée, les outils pratiques, et les nouvelles tendances.

On a également présenté la Stratégie de sensibilisation à la protection des renseignements personnels et les obligations stratégiques de Santé Canada auprès de chaque comité de direction des directions générales du Ministère afin de sensibiliser la majorité des cadres supérieurs de SC.

Enfin, le 4 novembre 2010, la Division de l'AIPRP a organisé le deuxième colloque de la Journée de la protection de la vie privée de Santé Canada. L'événement a attiré 120 participants de tout le Ministère, du Partenariat fédéral pour les soins de santé (PFSS), d'autres ministères gouvernementaux et du milieu universitaire et avait pour objectif de sensibiliser à la protection des renseignements personnels en faisant participer activement les personnes présentes aux discussions sur des problèmes réels avec des conférenciers. Ces derniers provenaient du milieu universitaire et des secteurs privé et public et étaient des chefs de file de leur domaine. L'événement a reçu un accueil positif et a contribué à rehausser la sensibilisation à la protection des renseignements personnels chez tous les participants.

Politiques, lignes directrices et procédures nouvelles et révisées sur la protection des renseignements personnels qui ont été mises en œuvre au cours de la période visée par le rapport

Sommaire des changements ministériels (organisation, programmes, opérations ou politiques)

I. Améliorer le soutien et appuyer la conformité

Stratégie de sensibilisation à la protection des renseignements personnels

En réponse au Renouvellement des politiques (RP) du Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT) et à la diffusion de nouvelles directives liées à l'AIPRP, l'AIPRP a lancé en octobre 2010 la Stratégie de sensibilisation à la protection des renseignements personnels du Ministère, initiative qui visait à augmenter la sensibilisation générale des employés à la protection de la vie privée et à mieux comprendre les pratiques liées à la protection de la vie privée dans les secteurs à risques élevés où il est essentiel de protéger les renseignements personnels.

La Stratégie de sensibilisation à la protection des renseignements personnels de Santé Canada a quatre composantes, comportant chacune des cibles mesurables et claires, qui visent à maintenir des pratiques solides en matière de protection des renseignements personnels et à concevoir une culture propice au respect de la vie privée au sein du Ministère. La stratégie est axée sur les activités les plus importantes pour maintenir une institution qui se conforme à la protection de la vie privée, notamment augmenter la sensibilisation générale de l'employé à la protection des renseignements personnels, créer des structures de gouvernance et de responsabilité pour les activités liées à la protection des renseignements personnels, cerner, analyser et atténuer les risques liés à la protection des renseignements personnels, et atteindre ou dépasser les exigences en matière de sensibilisation et d'établissement de rapport du SCT.

Jusqu'à maintenant, la Stratégie de sensibilisation à la protection des renseignements personnels a entraîné une augmentation marquée de la formation sur la protection de la vie privée des employés (l'AIPRP offrant des séances de formation d'introduction, ciblée et adaptée, avec une version en ligne en cours d'élaboration pour le milieu de l'année 2011), un plan de communication pour l'ensemble du Ministère, et l'élaboration et la mise en œuvre d'une nouvelle gamme d'outils et de processus (mise à jour de la Liste de contrôle concernant les atteintes à la vie privée, de l'Évaluation des facteurs relatifs à la vie privée [EFVP], des structures de gouvernance et de responsabilisation relativement à l'atteinte à la vie privée). Ces efforts intègrent la protection de la vie privée à la culture même du Ministère, augmentant par la même occasion la sensibilisation à la protection des renseignements personnels et renforçant la capacité de tous les employés de Santé Canada à protéger la vie privée.

En outre, Santé Canada s'efforce d'appuyer ses obligations et ses responsabilités en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels et de la Loi sur l'accès à l'information en mettant sur pied un groupe stratégique concerté qui servira les activités de protection des renseignements personnels et d'accès à l'information, ce qui augmentera la capacité générale du Ministère à surveiller la protection des renseignements personnels et l'accès à l'information, à en rendre compte et à accroître la sensibilisation à ce sujet.

En tout, 9 874 employés de Santé Canada ont suivi une formation sur la sensibilisation à la protection des renseignements personnels ou ont été informés de son importance. Voici une répartition des participants :
Journée de la protection de la vie privée - 120 participants
Formation sur les secteurs à risque ciblés - 478 participants
Formation générale - 200 employés
GI - 56 employés
Sécurité - 162 employés
Fenêtres intruses - 8 858 employés au sein de Santé Canada

9 874 d'employés de Santé Canada au total

Processus de gestion des atteintes à la vie privée et imputabilités

Il peut y avoir atteinte à la vie privée; toutefois, il est possible d'en réduire l'incidence en améliorant la sensibilisation et en faisant la promotion des pratiques exemplaires. La haute direction de Santé Canada a pris ce problème très au sérieux et, en réaction, la Division de l'AIPRP a rédigé un plan de gestion des atteintes à la vie privée dans lequel elle indique clairement les rôles des personnes en cause, elle établit les procédures internes, les besoins en communication et les normes de notification conformément à la Directive sur les pratiques relatives à la protection de la vie privée du SCT. Ce plan contenait également des lignes directrices pour l'établissement de rapports, la gestion et l'intervention en cas d'atteinte à la vie privée pour tous les programmes du Ministère. Au cours de la dernière année, il a élaboré un diagramme de gestion des atteintes à la vie privée et des documents sur l'établissement de rapports sur les cas d'atteinte à la vie privée. Il a également introduit une Liste de contrôle révisée concernant les atteintes à la vie privée pour appuyer les directions générales et leur donner des directives. Le Comité sur la protection des renseignements personnels du Ministère a examiné ces documents et le Comité exécutif - Services internes l'a approuvé par la suite.

En réaction à la Directive sur les pratiques relatives à la protection de la vie privée liée à l'atteinte à la vie privée du SCT, en 2010, Santé Canada a collaboré avec le Partenariat fédéral pour les soins de santé (PFSS) pour élaborer un Cadre de gestion des atteintes à la vie privée en vue d'harmoniser les normes et les pratiques et d'offrir une langue commune aux organismes membres du PFSS relativement à l'atteinte à la vie privée. En outre, Santé Canada a participé activement à la communauté de pratique sur la vie privée du PFSS pour concevoir des produits liés à l'atteinte à la vie privée qui ont été présentés au forum du Commissariat à la vie privée intitulé « Focus on Privacy » (Cap sur la vie privée), organisé le 15 mars 2011. Ces produits ont reçu un accueil favorable.

Au moyen de ce plan de gestion des atteintes à la vie privée, l'ensemble de Santé Canada a pu bénéficier d'une gamme d'outils visant à orienter et à appuyer les employés en cas d'atteinte à la vie privée tout en offrant aux clients du Ministère une plus grande protection de leurs renseignements personnels. 

III. Responsabilisation

Comité sur la protection des renseignements personnels du Ministère

Ce Comité réagit aux priorités du Ministère en recommandant des solutions en vue de régler les problèmes liés à la vie privée tout en faisant la promotion d'une culture propice au respect de la vie privée par le partage de l'expertise et des connaissances des problèmes liés à la vie privée de première ligne. Le Comité est présidé par le directeur de l'AIPRP et est composé de représentants de directeurs de Santé Canada. Il se réunit tous les mois depuis novembre 2009 et il remet un rapport trimestriel à la haute direction de SC.

Le Comité a participé avec dévouement à la conception d'une Stratégie de sensibilisation à la protection des renseignements personnels, qui comprend des outils et des procédures stratégiques. Il formule également des commentaires sur les pratiques liées à la protection de la vie privée et les besoins en la matière du Ministère, et offre des approches ministérielles afin d'augmenter la sensibilisation à la protection des renseignements personnels dans l'ensemble de Santé Canada.

Champions de la protection des renseignements personnels de la Direction générale

Ces champions sont une composante clé du succès de la mise en œuvre de la Stratégie de sensibilisation à la protection des renseignements personnels de Santé Canada. Le directeur général de ces champions dirige des discussions sur les questions entourant les atteintes à la vie privée, l'établissement de rapport et la protection des renseignements personnels. Ils travaillent également avec leurs homologues du Comité sur la protection des renseignements personnels du Ministère afin d'examiner les comptes rendus ou les décisions de réunions et de faire part des problèmes de protection de la vie privée aux cadres de la Direction générale.

La participation de la haute direction aux activités liées à la protection de la vie privée permet à Santé Canada de promouvoir, dans une large mesure, la sensibilisation à la protection de la vie privée et d'élaborer de bonnes pratiques de gouvernance nécessaires pour créer les structures d'imputabilité et les outils d'évaluation des risques requis afin de favoriser la création d'une culture solide renforçant le respect de la vie privée à Santé Canada. La Division de l'AIPRP informe les champions de la protection des renseignements personnels de tous les cas d'atteinte à la vie privée, en leur envoyant des rapports trimestriels sur le statut relatif à la protection de la vie privée de leur direction générale, qui traitent des EFVP en cours, des demandes de renseignements sur la protection de la vie privée et du nombre de formations des employés.

Les champions de la protection des renseignements personnels ont contribué à renforcer la gestion des enjeux touchant la protection de la vie privée du Ministère en se concentrant sur les bonnes pratiques de gouvernance, les responsabilités plus importantes pour la gestion des renseignements personnels et l'élaboration de pratiques d'évaluation des risques qui permettent de réagir rapidement en cas d'atteinte à la vie privée. Ceci a amélioré la capacité des directions générales de gérer, d'utiliser, d'entreposer et d'éliminer les renseignements personnels, réduisant ainsi le risque de divulgation accidentelle des renseignements personnels.

Les responsabilités des champions de la protection des renseignements personnels sont compatibles avec les responsabilités générales des cadres supérieurs établies par la Directive sur les pratiques relatives à la protection de la vie privée liée à l'atteinte à la vie privée du SCT, et offrent un autre niveau d'assurance à Santé Canada lorsqu'il est question de protéger les renseignements personnels.

Comité exécutif - Services internes (CE-SI)

Le CE-SI, un des trois sous-comités de la direction de Santé Canada, est présidé par deux SMA et est composé des directeurs généraux de tout le Ministère. Le CE-SI approuve les politiques et les documents d'imputabilité liés à la protection de la vie privée, comme la Stratégie pour la protection des renseignements personnels du Ministère et le Plan de gestion des atteintes à la vie privée.

IV. Rapports internes

Envoi d'un rapport trimestriel mis à jour au Comité exécutif-Services internes

Le CE-SI reçoit un rapport trimestriel mis à jour des progrès sur la Stratégie de sensibilisation à la protection des renseignements personnels, et la Division de l'AIPRP rédige des rapports d'étape et demande des conseils et une approbation pour la mise en œuvre de composantes appropriées sur la Stratégie de sensibilisation à la protection des renseignements personnels.

Rapports mensuels sur la protection de la vie privée du SMA

La Division de l'AIPRP rend compte mensuellement au SMA de la Direction générale des services de gestion des statistiques sur la protection de la vie privée et des efforts de formation des clients relativement à la mise en œuvre de la Stratégie de sensibilisation à la protection des renseignements personnels (sensibilisation, gouvernance, analyse des risques, établissement de rapport et surveillance) et des activités actuelles relatives à la protection de la vie privée à Santé Canada. Les rapports mensuels comprennent les données sur les statistiques en matière de formation, l'analyse des demandes de renseignements sur les services provenant des clients, les statistiques sur les atteintes et sur l'évaluation des facteurs relatifs à la vie privée.

Autres rapports

Les composantes accès à l'information et protection de la vie privée sont également consignées dans le tableau de bord ministériel mensuel et le plan opérationnel ministériel des cadres supérieurs en tant que priorités stratégiques du Ministère.

La Division de l'AIPRP et le comité ministériel de protection de la vie privée ont lancé l'élaboration d'un cadre ministériel de gestion des renseignements personnels afin de mieux structurer la responsabilité en matière de protection de la vie privée au Ministère et d'assurer la conformité aux directives du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada qui s'appliquent à la protection des renseignements personnels.

Principales questions soulevées dans le cadre de plaintes et d'enquêtes relatives à la protection des renseignements personnels au cours de la période visée par le rapport

Aucune question n'a été soulevée.

Plaintes et enquêtes relatives à la protection de la vie privée

I. Plaintes déposées auprès du commissaire à la protection de la vie privée

Au cours de l'exercice 2010-2011, deux plaintes ont été déposées en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels auprès du commissaire à la protection de la vie privée du Canada. Une plainte a été jugée bien fondée; aucune mesure à prendre. La décision relativement à l'autre plainte est toujours en instance. Aucune plainte n'a été reçue relativement aux articles 4 à 8 de la Loi sur la protection des renseignements personnels - atteintes à la vie privée.

II. Demandes ou appels dont la Cour fédérale ou la Cour d'appel fédérale ont été saisies

Aucune demande ou aucun appel n'a été soumis à la Cour fédérale ou à la Cour d'appel fédérale au cours de l'exercice 2010-2011.

III. Réponses de Santé Canada aux recommandations d'autres agents du Parlement (p. ex., vérificateur général)

Aucune recommandation n'a été soumise par d'autres agents du Parlement au cours de l'exercice 2010-2011.

Évaluations des facteurs relatifs à la vie privée effectuées au cours de la période visée par le rapport

La Division de l'AIPRP travaille actuellement sur neuf évaluations des facteurs relatifs à la vie privée. Aucune évaluation des facteurs relatifs à la vie privée n'a été effectuée au cours de la période visée par le rapport.

Divulgations aux termes de l'alinéa 8(2)(m) de la Loi sur la protection des renseignements personnels au cours de la période visée par le rapport

Conformément au sous-alinéa 8(2)(m)(i) de la Loi sur la protection des renseignements personnels, des renseignements personnels peuvent être divulgués lorsque, de l'avis du responsable de l'institution gouvernementale, des raisons d'intérêt public justifieraient nettement une éventuelle atteinte à la vie privée.

En 2010-2011, aucun renseignement personnel n'a été divulgué aux termes de cette disposition de la Loi sur la protection des renseignements personnels.